custodia segura y digitalización de documentos

Gran parte de la carga de trabajo en organizaciones y empresas tiene que ver con la gestión de archivos y la gestión de documentos. Este trabajo implica la gestión del flujo de documentos de todo tipo, la rápida recuperación de información, así como la custodia segura y adecuada de los datos más valiosos.

Pero hoy, gracias a las nuevas tecnologías, hay empresas que ayudan a hacer de estos procesos un problema menos. Tal es el caso de Supreme Data Storage (SDS), empresa panameña dedicada a ofrecer soluciones para la custodia, protección, manejo de información y digitalización de documentos físicos a empresas de diversas industrias que manejan un gran volumen de documentación como: instituciones bancarias, compañías de seguros, hospitales y centros de salud, instituciones educativas y entidades gubernamentales.

Rodrigo Viggiano, gerente general de SDS, afirmó que desde hace más de 11 años brindan sus servicios a diversas empresas del país. “Empezamos muy pequeños y con pocos recursos como cualquier otro emprendimiento en una bodega alquilada en la Milla 8, donde guardábamos documentos físicos para clientes corporativos, pero gracias a esa necesidad comenzamos a crecer y hoy tenemos más de 200 clientes”, expresó. dijo.

De esta forma, y ​​con el paso del tiempo, han logrado ampliar el portafolio de servicios y comenzaron a ofrecer la digitalización de documentos, ya que sus clientes buscaban una nueva forma de optimizar sus procesos tanto para sus colaboradores como para sus usuarios. “En este sentido, además de ofrecer almacenamiento y custodia de documentos físicos, ahora estamos abriendo la línea de digitalización y destrucción de documentos; estos tres servicios básicos son los que giran en torno a nuestra gestión documental ”, explicó Viggiano.

Según el gerente de SDS, en los últimos cuatro años el tema de la digitalización de documentos físicos ha sido muy popular en Panamá, especialmente en 2020 con la crisis pandémica. “Hoy, debido a los avances tecnológicos, todos los clientes que manejan grandes volúmenes de documentos necesitan pasar a la digitalización y con nuestra solución de gestión documental, Laserfiche, el usuario podrá reunir todos sus documentos en un solo lugar, de forma rápida y sencilla. y seguro «, dijo.

“De esta forma ampliamos nuestra capacidad y podemos ofrecer proyectos de digitalización masiva con un servicio integral y dinámico, donde además de almacenar documentos podemos depurar los antiguos y digitalizarlos. Es un servicio completo de gestión o administración de archivos ”, agregó.

Seguridad y confidencialidad

Los sistemas de seguridad SDS son los más avanzados y completos del mercado. Con tecnología de punta, garantizan la protección y confidencialidad de la información de sus clientes. “Contamos con sistemas especializados de circuito cerrado (CCTV), que mantienen bajo vigilancia constante todas las áreas dentro, fuera y alrededor de nuestras instalaciones. Contamos con conexión directa a un centro de monitoreo las 24 horas del día. Además, supervisamos el movimiento de nuestro personal y cualquier visitante a nuestras instalaciones, también contamos con servicios de seguridad privada ”, mencionó.

«Este centro es el más avanzado, completo y robusto de toda Centroamérica y el Caribe, por lo que no hay mejor lugar para almacenar documentos que Supreme Data Storage Panamá».
RODRIGO VIGGIANO,
GERENTE DE ALMACENAMIENTO DE DATOS SUPREMO DE PANAMÁ.

Otro dato importante es que ofrecen a sus usuarios un servicio de transporte personalizado, es decir, no solo almacenan sus documentos, sino que se envían a la oficina cuando la empresa los necesita y se devuelven al centro de custodia una vez que el cliente los ha revisado.

“Para este servicio, el beneficiario puede enviar una solicitud por correo al departamento de atención al cliente de SDS, le buscamos el documento y se lo entregamos a su oficina. Cada día atendemos entre 30 y 50 solicitudes diferentes de acceso y devolución de documentos ”, agregó Viggiano.

Los almacenes de SDS están ubicados en Las Mañanitas, Panamá Este, con una inversión de más de $ 10 millones. Actualmente son los mejores de Panamá, Centroamérica y el Caribe, detalló el gerente general. «Este centro es el más avanzado, completo y robusto de toda Centroamérica y el Caribe, por lo que no hay mejor lugar para almacenar documentos que Supreme Data Storage Panamá».

También cuentan con contenedores fijos para fumigar documentos durante 24 horas, con productos especiales que eliminarán todo tipo de insectos o termitas como cucarachas, ácaros u hormigas. Luego se vuelven a empaquetar en cajas especiales con un código de barras para identificarlos y mediante un sistema de indexación, la información de cada cliente ”.

Destrucción de documentos

Para evitar la saturación de espacios y el almacenamiento de documentos innecesarios, ponen a disposición el servicio de destrucción de documentos, aplicando los más altos estándares de control de calidad. “Conociendo las políticas exigidas para la retención de documentos y los requisitos exigidos por la ley como la vida útil de cada tipo de archivo, te asesoramos sobre el proceso de destrucción certificada”.

Todos los meses empresas como supermercados, distribuidores y bancos están generando información, haciendo nuevos clientes, contratando nuevo personal, facturando, recibiendo pagos, liquidando, exportando e importando, todas estas actividades generan documentación que necesita ser almacenada en un almacén o en un centro. custodia, explicó.

“Hoy tenemos una buena demanda porque la gente se ha dado cuenta de que realmente necesitan espacios inteligentes, seguros y confiables para almacenar sus documentos y Supreme Data Storage es el lugar perfecto para hacerlo realidad”, dijo el ejecutivo.

Para obtener más información, visite sdspanama.com/